Avoid These 5 Costly Accounting Mistakes

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A Canadian bank recently surveyed over 500 small business owners about what they love and hate most about owning their own business.

Unsurprisingly, flexibility and feeling in control ranked first in the “love” category. Meanwhile, almost 60% said bookkeeping was hands-down their most hated task.

Most business owners understand that effective financial management is key to their success. But lack of knowledge, frustration, and even avoidance can add up to accounting mistakes that derail future growth.

Protect your business and reduce your stress by avoiding these five costly accounting errors.

Mixing personal and professional finances

From day one, business owners should have a separate bank account in which to deposit their income and pay their business expenses.

It’s also crucial to designate a business-only credit card. Come tax time, separate statements will make submitting claimable expenses quick and easy, while reducing the risk of a painful audit.

Letting accounts receivable slide

It’s frightening easy to lose track of which customers have paid you and which clients are late. Implement a strict policy and schedule for tracking accounts receivable and pursuing unpaid invoices.

• ask customers to pay at the point of purchase or no more than 30 days later;
• contact clients to confirm they have received your invoice and to agree on a payment date;
• follow up immediately when payment dates are missed; and
• keep accurate, up-to-date records of each client’s payment history.

Investing in a cloud-based accounting solution can make AR a breeze by automating your monthly invoicing – and contacting late payers with a reminder email.

Not using tech to track your expenses

Tired of chasing down missing receipts and struggling to justify claims come tax time? There’s an app for that! Choose from numerous options, such as Receipt Bank, Shoeboxed or Expensify.

Many of these apps generate expense reports that are easy to share, or sync automatically with accounting software.

Neglecting to strategize for long-term growth

Effective accounting means managing day-to-day finances while making provisions for future growth. Software and cloud-based solutions offer easy ways to track your financials, but they also generate reports and provide analytic tools SMB owners can use for future forecasting.

Familiarize yourself with the reports your software can generate to track long-term trends, identify and mitigate risk, and discover new ways to increase profitability. Talk to your accountant about which reports and metrics are most important for your particular business and how to utilize them.

Final tip: Don’t go it alone

Small business owners are rarely trained accountants. Don’t try to manage your company’s finances all by yourself.

Collaborate with a trusted professional, invest in quality IT solutions, and spend some time familiarizing yourself with relevant tools and trends.

You’ll feel empowered, which is step one to forging a more love-filled relationship with small business accounting!

Évitez ces 5 erreurs comptables coûteuses

Une banque canadienne a récemment interrogé plus de 500 propriétaires de petites entreprises sur ce qu’ils aiment et détestent le plus dans le fait de posséder leur propre entreprise.

Sans surprise, la flexibilité et le sentiment de contrôle se sont classés en première position dans la catégorie « amour ». Pendant ce temps, près de 60 % ont déclaré que la tenue de livres était de loin leur tâche la plus détestée.

La plupart des propriétaires d’entreprises comprennent que la gestion financière efficace est la clé de leur succès. Mais le manque de connaissances, la frustration et même l’évitement peuvent conduire à des erreurs comptables qui compromettent la croissance future.

Protégez votre entreprise et réduisez votre stress en évitant ces cinq erreurs comptables coûteuses.

Mélanger les finances personnelles et professionnelles

Dès le premier jour, les propriétaires d’entreprises devraient avoir un compte bancaire séparé dans lequel déposer leurs revenus et payer leurs dépenses d’entreprise.

Il est également crucial de désigner une carte de crédit uniquement pour l’entreprise. À l’heure des impôts, des relevés séparés rendront la soumission des dépenses déductibles rapide et facile, tout en réduisant le risque d’un audit douloureux.

Laisser traîner les comptes clients

Il est effrayant de constater à quel point il est facile de perdre la trace des clients qui vous ont payé et de ceux qui sont en retard. Mettez en place une politique stricte et un calendrier pour le suivi des comptes clients et la poursuite des factures impayées.

demandez aux clients de payer au moment de l’achat ou au plus tard 30 jours plus tard ;

contactez les clients pour confirmer qu’ils ont reçu votre facture et pour convenir d’une date de paiement ;

suivez immédiatement lorsque les dates de paiement sont manquées ; et tenez des registres précis et à jour de l’historique de paiement de chaque client.

Investir dans une solution comptable basée sur le cloud peut rendre la gestion des comptes clients un jeu d’enfant en automatisant votre facturation mensuelle – et en contactant les retardataires avec un courriel de rappel.

Ne pas utiliser la technologie pour suivre vos dépenses

Fatigué de courir après les reçus manquants et de lutter pour justifier les réclamations à l’heure des impôts ? Il y a une application pour ça ! Choisissez parmi de nombreuses options, telles que Receipt Bank, Shoeboxed ou Expensify.

De nombreuses applications génèrent des rapports de dépenses faciles à partager ou se synchronisent automatiquement avec le logiciel comptable.

Négliger de stratégiser pour une croissance à long terme

Une comptabilité efficace signifie gérer les finances au quotidien tout en faisant des provisions pour la croissance future. Les logiciels et solutions basés sur le cloud offrent des moyens faciles de suivre vos finances, mais ils génèrent également des rapports et fournissent des outils analytiques que les propriétaires de PME peuvent utiliser pour les prévisions futures.

Familiarisez-vous avec les rapports que votre logiciel peut générer pour suivre les tendances à long terme, identifier et atténuer les risques, et découvrir de nouvelles façons d’augmenter la rentabilité. Parlez à votre comptable des rapports et des indicateurs les plus importants pour votre entreprise particulière et de la manière de les utiliser.

Conseil final : Ne le faites pas seul

Les propriétaires de petites entreprises ne sont que rarement des comptables formés. N’essayez pas de gérer les finances de votre entreprise tout seul.

Collaborez avec un professionnel de confiance, investissez dans des solutions informatiques de qualité, et prenez le temps de vous familiariser avec les outils et tendances pertinents.

Vous vous sentirez habilité, ce qui est le premier pas pour forger une relation plus empreinte d’amour avec la comptabilité des petites entreprises!