Want to avoid paying more than you should come tax time? Or a frantic last minute search for missing financial records? New business owners have a lot on their plate, and can easily lose track of an approaching tax deadline or financial data needed to submit their return. Organization is key when preparing for tax time. As is taking advantage of the many tools and resources out there to support new entrepreneurs. Set yourself up for success by following these four pillars of painless tax prep.

1. Commit to clean bookkeeping from day one

Year-round, effective bookkeeping is the best way new business owners can minimize tax season stress. With the wide range of accounting software out there, there’s no reason to rely on time consuming manual methods that leave room for error. All-in-one options like Xero, KashFlow and QuickBooks automate your most important bookkeeping processes, including:

• Tracking expenses;
• Tracking sales and income;
• Creating and sending invoices and
• Managing inventory.

With your financial records all in one place and up-to-date, you’re better positioned to maximize your refund, while avoiding penalties associated with incorrect or incomplete tax returns.

2. Capture every business expense

Each year, 21% of small business owners claim less than half of their business expenses, largely because they don’t have a reliable system for documenting expenditures while on the go. Without carefully logged receipts, entrepreneurs must forfeit valuable tax deductions, sacrificing cash they could be funneling back into their business. Cash in on claimable expenses by using a mobile app to record receipt data, track mileage and generate expense reports. As an added bonus, many of these tools sync with your all-in-one accounting software.

3. Separate business from personal

Right from day one, small business owners should clearly divide their personal and business expenses. Differentiating between the two will make it much easier to claim deductions on your tax return – and support those claims in case of an audit. Recommended steps to separate your business and personal finances include:

• Create a separate bank account for your business, and designate a credit card solely for business purposes (this will help you track expenditures while building up your credit and borrowing power);
• Never combine business and personal expenses (for example, if you buy printer ink for your home and your business at the same time, ask for two separate receipts);
• Pay yourself a set salary from your business checking account each month (this will help you determine how your income, as well as the business, will be taxed).

4. Always consult with an accountant

Not sure exactly what you can claim as a business expense? Wondering which accounting software to use or how to interpret local tax regulations? Consult with an accounting professional to put your mind at ease – well before the filing deadline! In addition to managing the nuts and bolts of tax preparation, regular meetings with an accountant will help you continuously improve bookkeeping practices and better understand the financial workings of your small business. Those organizational strategies you commit to now will promote positive relations with your local tax authorities – and the long-term financial health of your company.

Conseils fiscaux pour les nouveaux entrepreneurs

Vous voulez éviter de payer plus que nécessaire lors de la période des impôts ? Ou une recherche de dernière minute frénétique pour retrouver des documents financiers manquants ?

Les nouveaux entrepreneurs ont beaucoup à gérer et peuvent facilement perdre de vue une échéance fiscale ou les données financières nécessaires pour soumettre leur déclaration. L’organisation est la clé lors de la préparation pour la période des impôts. Il est également important de profiter des nombreux outils et ressources disponibles pour soutenir les nouveaux entrepreneurs. Préparez-vous au succès en suivant ces quatre piliers d’une préparation fiscale sans heurt.

S’engagez à tenir une comptabilité soignée dès le premier jour

Une tenue de livres rigoureuse tout au long de l’année est la meilleure façon pour les nouveaux entrepreneurs de minimiser le stress de la période des impôts. Avec la large gamme de logiciels de comptabilité disponibles, il n’y a aucune raison de compter sur des méthodes manuelles chronophages qui laissent place à l’erreur. Des options tout-en-un comme Xero, KashFlow et QuickBooks automatisent vos processus de tenue de livres les plus importants, y compris : ● Le suivi des dépenses ; ● Le suivi des ventes et des revenus ; ● La création et l’envoi de factures et ● La gestion des stocks. Avec vos registres financiers regroupés en un seul endroit et à jour, vous êtes mieux placé pour maximiser votre remboursement, tout en évitant les pénalités associées aux déclarations fiscales incorrectes ou incomplètes.

Capturez chaque dépense d’affaires

Chaque année, 21 % des propriétaires de petites entreprises déclarent moins de la moitié de leurs dépenses d’affaires, principalement parce qu’ils n’ont pas de système fiable pour documenter les dépenses lors de leurs déplacements. Sans reçus soigneusement enregistrés, les entrepreneurs doivent renoncer à des déductions fiscales précieuses, sacrifiant de l’argent qu’ils pourraient réinvestir dans leur entreprise.

Profitez des dépenses déductibles en utilisant une application mobile pour enregistrer les données des reçus, suivre les kilomètres et générer des rapports de dépenses. En bonus, beaucoup de ces outils se synchronisent avec votre logiciel de comptabilité tout-en-un.

Séparez les dépenses d’affaires des dépenses personnelles

Dès le premier jour, les entrepreneurs devraient clairement séparer leurs dépenses personnelles et d’affaires. Différencier les deux rendra beaucoup plus facile la réclamation de déductions sur votre déclaration fiscale – et soutenir ces réclamations en cas d’audit. Les étapes recommandées pour séparer vos finances personnelles et d’affaires incluent : Créez un compte bancaire séparé pour votre entreprise, et désignez une carte de crédit uniquement pour les besoins de l’entreprise (cela vous aidera à suivre les dépenses tout en construisant votre crédit et votre pouvoir d’emprunt) ; Ne mélangez jamais les dépenses d’affaires et personnelles (par exemple, si vous achetez de l’encre pour votre imprimante pour votre domicile et votre entreprise en même temps, demandez deux reçus séparés) ; Payez-vous un salaire fixe depuis votre compte courant d’entreprise chaque mois (cela vous aidera à déterminer comment vos revenus, ainsi que ceux de l’entreprise, seront imposés).

Consultez toujours un comptable

Vous n’êtes pas sûr de ce que vous pouvez réclamer en tant que dépense professionnelle ? Vous vous demandez quel logiciel de comptabilité utiliser ou comment interpréter les réglementations fiscales locales ? Consultez un professionnel de la comptabilité pour vous rassurer – bien avant la date limite de production ! En plus de gérer les aspects techniques de la préparation fiscale, des réunions régulières avec un comptable vous aideront à améliorer continuellement les pratiques de tenue de livres et à mieux comprendre les mécanismes financiers de votre petite entreprise. Les stratégies organisationnelles auxquelles vous vous engagez maintenant favoriseront des relations positives avec vos autorités fiscales locales – et la santé financière à long terme de votre entreprise.